| | 1 | [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin Podręcznik użytkownika] > [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Documents Dokumenty] > Przekazywanie i dekretacja dokumentów |
| | 2 | |
| | 3 | = Przekazywanie i dekretacja dokumentów = |
| | 4 | |
| | 5 | == Przekazywanie dokumentu == |
| | 6 | |
| | 7 | Wprowadzane do systemu dokumenty podlegają zazwyczaj dalszemu obiegowi, co związane jest z ich przekazywaniem między pracownikami. Zarejestrowane w kancelarii pisma mogą np. wymagać dekretacji i akceptacji przez upoważnione osoby.[[BR]] |
| | 8 | |
| | 9 | Decyzję o tym, komu ma zostać przekazany dokument, możemy podjąć na etapie jego dodawania, wypełniając dane w zakładce '''Po zapisie]'''. [[BR]] |
| | 10 | |
| | 11 | [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_po_zapisie.png, 300)]][[BR]] |
| | 12 | ''Zakładka '''Po zapisie''''' [[BR]] |
| | 13 | |
| | 14 | Zaznaczamy checkbox '''przekaż''', z listy '''DO''' wybieramy głównego adresata oraz - opcjonalnie - odbiorców kopii w polu '''DW'''. Możemy także dodać komentarz oraz zażądać potwierdzenia otrzymania dokumentu, zaznaczając checkbox '''Potwierdzenie'''. W chwili otwarcia dokumentu odbiorca zostanie poproszony o potwierdzenie przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu. [[BR]] |
| | 15 | |
| | 16 | Aby przekazać wprowadzony do systemu dokument: |
| | 17 | * klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję '''Przekaż''' lub |
| | 18 | * zaznaczamy dokument(y) na liście i klikamy ikonę '''Przekaż''' w '''Pasku narzędzi''' lub |
| | 19 | * klikamy przycisk '''Przekaż''' w [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Documents/EditRemove oknie edycji dokumentu]. |
| | 20 | |
| | 21 | Dokumenty przekazujemy '''do działów''' lub '''na stanowiska'''. |
| | 22 | |
| | 23 | [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_edycja_przekaz_dokument.png, 300)]][[BR]] |
| | 24 | ''Panel przekazywania dokumentu'' |
| | 25 | |
| | 26 | Adresatów zaznaczamy na drzewku w oknie '''Odbiorcy''', po czym klikamy przycisk '''Do''', '''DW''' lub '''UDW''' nad oknami po prawej stronie, w zależności od tego, kto ma być głównym odbiorcą, otrzymać kopię lub ukrytą kopię. Można też skorzystać z listy dystrybucyjnej. [[BR]] |
| | 27 | |
| | 28 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 29 | Główny odbiorca może być tylko jeden. Odzwierciedla to "papierową" sytuację zakładającą, że jest tylko jeden oryginał. [[BR]] |
| | 30 | |
| | 31 | Aby dodać treść, która wyświetli się w zakładce '''Instrukcje''' odbiorców, możemy wybrać pozycję z listy '''Wybierz instrukcję''' lub napisać własną w polu '''Instrukcje'''. [[BR]] |
| | 32 | |
| | 33 | W panelu możemy także tworzyć zadania związane z obiegiem dokumentu dla siebie (checkbox '''Zlecający''') lub innego pracownika - odbiorcy dokumentu (checkbox '''Wykonawca'''). W tym celu uzupełniamy datę i godzinę rozpoczęcia zadania w polu '''Na kiedy'''. Przykładowym zadaniem może być utworzenie odpowiedzi na pismo po jego akceptacji. |
| | 34 | |
| | 35 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 36 | Przekazując dokument innemu pracownikowi, należy zwrócić uwagę na to, czy posiada ona odpowiednie uprawnienia, żeby go odczytać. |
| | 37 | |
| | 38 | == Dekretacja dokumentu == |
| | 39 | |
| | 40 | Przekazany zgodnie z powyższym opisem dokument trafia do folderu '''Nadesłane''' odbiorcy. Po zapoznaniu się z treścią dokumentu i załączników, osoba taka może - w ten sam sposób - przekazać dokument dalej, np. w celu akcpetacji. |
| | 41 | |
| | 42 | == Akceptacja dokumentu == |
| | 43 | |
| | 44 | Dokumentom niektórych typów, np. Faktura, Umowa, możemy zmienić status. Funkcjonalność tę możemy wykorzystać np. kiedy nasz przełożony musi zatwierdzić przygotowaną przez nas fakturę. Po otrzymaniu dokumentu, otworzy go i - w zakładce '''Dokument''' lub '''Szczegóły''' zmieni status. |
| | 45 | |
| | 46 | __'''Uwaga''__ [[BR]] |
| | 47 | Po przekazaniu dokumentu, na naszym stanowisku pozostanie po nim ślad (tzw. stan dokumentu w momencie przekazania), który wyświetli się na liście jako wyszarzony wiersz. Informację zwrotną o akceptacji lub uwagach, możemy przekazywać '''zwracając dokument''' po zapisaniu zmian lub dodając komenatarz, który będzie widoczny na dokumencie "śladzie". |
| | 48 | |
| | 49 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 50 | W sytuacji, kiedy np. przekazaliśmy przez pomyłkę dokument do niewłaściwej osoby, możemy poprosić o jego zwrot. W tym celu zaznaczamy odpowiedni rekord na liście (wyszarzona pozycja) w oknie głównym modułu i z '''Menu górnego''' wybieramy pozycję '''Akcje > Poproś o zwrot dokumentu'''. Użytkownik, któremu przekazaliśmy dokument, dostanie informację o naszej prośbie na komunikatorze, a klikając odnośnik w wiadomości, będzie mógł zwrócić dokument za pomocą przycisku '''Zwróć dokument'''. |
