eFaktury ¶

Opis modułu ¶

Moduł eFaktury służy do prowadzenia elektronicznej wysyłki faktur sprzedaży oraz archiwizacji faktur zakupu. Funkcjonalność pokrywa następujące wymagania:

• Import faktur z systemów ERP
• Podpisywanie faktur pieczęcią elektroniczną
• Wysyłkę faktur mailem
• Generowanie żądań potwierdzeń przeczytania emaila
• Obsługę korekt
• Przyjmowanie faktur kosztowych z maila

Dokumenty faktur widoczne podzielone są na osobne zakładki w zależności od swojego stanu:

Konfiguracji podlega zakres dokumentów które są widoczne na poszczególnych zakładkach modułu:

• Wystawione (faktury przeznaczone do wysyłki)
• Wysłane (faktury wysłane)
• Przychodzące (faktury otrzymane w formie elektronicznej)
• Korekty oczekujące (faktury korekty wystawione i wysłane do klientów, oczekujące na potwierdzenie)
• Korekty potwierdzone (faktury korekty potwierdzone przez klientów)

Generowanie i podpisywanie plików ¶

System działa w dwojaki sposób jeśli chodzi o podpisywanie wysyłanych faktur.

W przypadku jeśli w systemie eDokumenty istnieje tylko sam nagłówek faktury (bez załączników pdf) wtedy system wygeneruje podpisany plik pdf. Podpis zostanie umieszczony w pliku pdf.

Jeśli dokument posiada już załączniki i jeden w nich został oznaczony jako treść, system eDokumenty wygeneruje podpis jako osobny plik. Podpis zostanie umieszczony w pliku o tej samej nazwie co plik z treścią faktury. Plik podpisu zawiera rozszerzenie *.sign i może służyć późniejszej weryfikacji - szczególnie w przypadkach spornych np. przed sądem jeśli kontrahent przedstawi zmienioną wersję faktury niż oryginalnie wysłana będzie tego można łatwo dowieść posługując się plikiem podpisu.

Wysyłanie żądania potwierdzenia odebrania faktury dla korekt ¶

Dla faktur korygujących wymagane jest uzyskanie potwierdzeń odbioru przez kontrahenta. Faktury oznaczone jako "Korekta" (atrybut iscorc) automatycznie przy wysyłce tworzą żądanie potwierdzenia przeczytania. Ponadto podczas odbioru maili z potwierdzeniami potrafią odczytywać zapisane dane i automatycznie zmieniać status wysłanych wcześniej korekt (patrz niżej).

Aby wyświetlić pole korekta i uzyskać pożądane zachowanie należy w pliku config.inc włączyć funkcję poprzez ustawienie wartości stałej.

define('SHOW_CORRECTION_ON_VATNOTE', TRUE);

W rezultacie na fakturze pojawi się dodatkowe pole "korekta" w prawym górnym rogu kartoteki.

Zrzuty ekranu ¶

Ekran modułu:

Ekran wysyłania:

Konfiguracja ¶

Konfiguracja zakładek ¶

Do konfiguracji służy plik einvoices_tabs.ini w którym można ustawić wyrażenia filtrujace dokumenty pojawiające się w poszczególnych zakładkach:

• Exposed - Wystawione i podpisane
• Outgoing - Wysłane
• Incoming - Przychodzące
• CorrectionAwaiting - Wysłane korekty
• CorrectionConfirmed - Potwierdzone korekty

[maps]
Exposed = "(tpstid = 85 OR tpstid = 86) AND state_ = 1"
Outgoing = "tpstid = 87 AND state_ = 1"
Incoming = "tpstid = 74 AND state_ = 2"
CorrectionAwaiting = "documents_view.doc_id IN (SELECT doc_id FROM vatnote) AND documents_view.tpstid = 87"
CorrectionConfirmed = "documents_view.doc_id IN (SELECT doc_id FROM vatnote) AND documents_view.tpstid = 88"

Zasadniczo każda faktura przechodzi przez następujące czynności:

• Wystawienie/pobranie z ERP (status POBRANY - 85)
• Podpisanie kluczem certyfikatu pieczęci (import poprzez Panel Sterowania > Certyfikaty prieczęci elektronicznej) (status PODPISANY - 86)
• Wysyłka (status WYSŁANY - 87)

Certyfikaty do podpisu ¶

Import certyfikatu następuję poprzez "Ustawienia -> Panel sterowania -> Pozostałe ustawienia -> Certyfikaty pieczęci elektronicznej". Certyfikat musi być w postaci base64 w tagach -----BEGIN CERTIFICATE----- oraz -----END CERTIFICATE-----.

Podobnie dla klucza prywatnego musi on być w formacie base64 oraz w tagach -----BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY----- i -----END ENCRYPTED PRIVATE KEY-----.

Jeśli użycie klucza wymaga podania hasła wymagane jest zaznaczenie pola Wymaga hasła.

Import faktur z ERP ¶

Najczęściej zasilenie fakturami odbywa się z systemu ERP. Aby faktury pobrane z ERP otrzymały właściwy status należy zainicjować go w pliku apps/edokumenty/etc/sync/1_documents_map.ini

<?php
/**
 * Tabela TYP_DOKUMENTU_HANDLOWEGO
 */
$documentsMap = array(
    'sFVS' => array(
        'document' => 'VatNote',
        'state'   => OUTGOING,
        'dscrpt'   => Translator::translate('Faktura sprzedaży'),
        'tpstid' => 14,
        'prtpid'=> 2

    ),

);
?>

Szablony maili do wysyłania ¶

Szablony maili służących do wysyłania eFaktur wprowadza się poprzez mechanizm szablonów jako pliki szablonów html (HTML + flexy). Przykładowy wzór szablonu z kilkoma znacznikami m.in. danymi z faktury dostępny jest w katalogu tpl_default/email.

Domyślne statusy ¶

Dla kreatorów generowania i podpisywania plików PDF oraz wysyłania faktur emailem możliwe jest skonfigurowanie domyślnego statusu ustawianego dla dokumentu. W tym celu, w pliku config.inc należy określić odpowiednie identyfikatory statusów dla poniższych stałych.

Definicja domyślnego statusu dokumentu po wygenerowaniu i podpisaniu pliku PDF:

define('EINVOICE_MASS_PDF_DEFAULT_TPSTID', 28);

Definicja domyślny statusu dokumentu po wysłaniu emailem:

define('EINVOICE_MASS_EMAIL_DEFAULT_TPSTID', 30);