| 16 | | Trudniej jest jeżeli firma nie jest duża i podział strukturalny nie jest dokładnie zdefiniowany. |
| | 16 | Więcej informacji o tworzeniu struktury organizacyjnej znajduje się tutaj [wiki:UserGuide/BasicConfiguration/OrganizationUnitDossiersAndAccounts tutaj]. Do tak przygotowanej struktury będziemy mogli w odpowiednie miejsca przydzielić użytkowników. |
| | 17 | |
| | 18 | == Utworzenie kont użytkowników == |
| | 19 | |
| | 20 | Tworzenie kont użytkowników również jest opisane [wiki:UserGuide/BasicConfiguration/OrganizationUnitDossiersAndAccounts tutaj]. Zanim jednak zaczniemy wprowadzać konta warto zwrócić uwagę na to, czy właściwie zapisana jest hierarchia służbowa. Tzn. czy kierownicy są umieszczeni w działach a ich podwładni rzeczywiście znajdują się "pod" ich stanowiskami. |
| | 21 | |
| | 22 | {{{ |
| | 23 | Firma ABC |
| | 24 | \- Zarząd - Z (Repozytorium) |
| | 25 | \_ Prezes Zarządu - PZ |
| | 26 | | \_ V-ce Prezes Zarządu |
| | 27 | | \_Dział Marketingu - DM (Repozytorium) |
| | 28 | | \_ Kierownik Działu Marketingu |
| | 29 | | \_ Specjalista ds. marketingu |
| | 30 | |_ Dział Ksiegowości - DK (Repozytorium) |
| | 31 | | \_ Główny Księgowy |
| | 32 | | \- Księgowa |
| | 33 | |_ Dział Handlowy - DH (Repozytorium) |
| | 34 | \_ Kierownik Działu Handlowego |
| | 35 | \_ Handlowiec |
| | 36 | }}} |
| | 37 | |
| | 38 | Dzięki poprawnemu zdefiniowaniu zależności służbowych podczas zakładania kont system sam będzie przydzielał właściwe uprawnienia do poszczególnych jednostek organizacyjnych; tak aby przełożeni mieli pełny dostęp do zasobów podległych im pracowników. |
| | 39 | |
| | 40 | Dodatkowo należy zwrócić uwagę na to aby w miejscach przechowywania dokumentów - czyli najczęściej w działach oznaczyć te jednostki jako "Repozytorium". Dzięki temu będziemy mogli utworzyć teczki w tych działach. |
| | 41 | |
| | 42 | Samo tworzenie struktury nie jest problemem, najtrudniejsze może być określenie w jakich miejscach przechowywana będzie jaka dokumentacja. W tym celu podczas analizy przedwdrożeniowej zaleca się przygotowanie odpowiedniego schematu np.: |
| | 43 | |
| | 44 | || Komórka organizacyjna || Teczki || Dostęp || |
| | 45 | || Zarząd || FINANSE, STRATEGIE I PLANY, SPRAWY PRACOWNICZE || Prezes, Asystent Zarządu || |
| | 46 | || Dział Finansowy || KORESPONDENCJA ZUS, KORESPONDENCJA US, MONITORING PŁATNOŚCI || Główna Księgowa, Księgowa , Prezes, Vce-Prezes || |
| | 47 | || Dział Handlowy || OFERTY, ZLECENIA OTRZYMANE, REKLAMACJE || Kierownik DH, Handlowiec, Prezes, Główna Księgowa|| |
| | 48 | |
| | 49 | Schemat może uwzględniać kwestie w jakim zakresie dokumentacja spraw będzie udostępniana różnym pracownikom lub grupom pracowników. Najczęściej dostęp do danych wynika ze stanowiska na którym jest zatrudniony pracownik. Co jednak jeśli zechcemy aby tak jak w przykładzie Główny Księgowy uzyskał domyślny dostęp do OFERT, ale ponieważ nie jest przełożonym Kierownika DH to nie chcemy by główny księgowy oglądał wszystkie dokumenty ze skrzynki Kierownika DH. |
| | 50 | |
| | 51 | Tu przyda się kilka słów o systemie sprawdzania dostępu do dokumentów: |
| | 52 | |
| | 53 | System przydziela dostęp do dokumentów na podstawie udzielonego uprawnienia do: |
| | 54 | * stanowiska |
| | 55 | * sprawy w której jest dokument |
| | 56 | * przywileju do oglądania wszystkich dokumentów klienta |
| | 57 | * samego dokumentu |
| | 58 | |
| | 59 | Dlatego jeżeli chcemy aby dany pracownik uzyskał dostęp do dokumentów gromadzonych w sprawach określonego działu, można to zrobić poprzez udzielanie dostępu grupie lub roli do której przypisać należy tego pracownika. |
